一、市區(qū)范圍內(nèi)機(jī)要文件交換：
(一)交換單位：省直、市直、區(qū)直，在哈中直、大專院校、哈鐵路局、駐哈部隊(duì)、大型國有企業(yè)等參加交換的單位。
(二)交換時(shí)間:每周一、三、五下午2：00-3：30去哈市機(jī)要交換站參加文件交換。文件當(dāng)日即可送到收文單位。
(三)禁止交換的文件物品：絕密文件（按保客規(guī)定專人、專車送?。?，公開出售的書報(bào)、雜志、明信片、賀卡，私人郵件、錢幣、有價(jià)證券，及其它不準(zhǔn)進(jìn)行交換的物品。
(四)要求：交換的文件，做到信封封面整潔，封面要用鋼筆正楷書寫收件單位全稱，并用漿糊封口，字跡工整。
(五)文件交寄手續(xù)：普通信件可直接送到學(xué)校辦公室文印室文件交換柜內(nèi)，重要文件需在信封右上方編號(hào)標(biāo)明秘級(jí)，由文印室工作人員簽字交接（機(jī)要郵寄交接手續(xù)與此相同）。交換取回的文件當(dāng)日投遞到文印室各單位文件柜內(nèi)，請(qǐng)各單位及時(shí)取件。
(六)費(fèi)用：免費(fèi)
二、國內(nèi)范圍內(nèi)機(jī)要郵寄：
(一)寄遞范圍：黨、政、軍、民主黨派、團(tuán)體、企事業(yè)單位等縣團(tuán)級(jí)以上單位。
(二)準(zhǔn)寄文件范圍：有關(guān)黨和國家的文字機(jī)密，如文件、信函檔案，密碼資料、圖表、書刊等，帶有文字機(jī)密的物品，如印信、音像制品、照片、照片底板、印板等。
(三)信封必須用毛筆、鋼筆和圓珠毛書寫清楚規(guī)范。
(四)收寄件單位名稱要書寫清楚，除黨、政、軍保密單位外其它單位還應(yīng)寫明單位詳細(xì)地址和郵政編碼。
(五)不得用郵政信箱或街道門牌代替收寄件單位名稱。
(六)文件封面必須加蓋標(biāo)明文件機(jī)密等級(jí)戳記。
(七)嚴(yán)禁使用舊信封和廢紙制作的信封，封口必須嚴(yán)密、完好、不得使用釘書機(jī)封口，需加封條的，封條應(yīng)印有寄件單位名稱和加蓋有寄件單位名稱的密封章。
(八)信件重量超過500克需用繩子成井字形捆牢。
(九)信封樣式。
郵編：××××× 機(jī)密號(hào)：××× ×××省×××市 地址 單位名稱 ×××收 哈爾濱工業(yè)大學(xué)×××單位 |
(十)郵寄時(shí)間：每周一、三、五下午郵寄，必須當(dāng)日上午11：30之前送交“文印室”。急件隨時(shí)郵寄。
(十一)查詢：市機(jī)要局負(fù)責(zé)一年之內(nèi)的郵件查詢，請(qǐng)各郵寄單位及時(shí)詢問對(duì)方郵件是否郵到，以便及時(shí)查詢(尤其畢業(yè)塵檔案更需注意超過一年之后將無法查詢)。查詢方法：將文印室簽字手續(xù)或機(jī)要局郵寄單復(fù)印件(標(biāo)明要查詢郵件)送到文印室即可。
(十二)郵寄費(fèi)用：按照市機(jī)要局收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)記帳，年終與各單位結(jié)算。
